Kontrola kosztów cz. 2

Minął miesiąc. Bożenka – sekretarka z Biura Sprzedaży dzwoni do Biura Rachunkowości.  

- Mam już zgodę prezesa na wyjazd służbowy szefa do Słowacji. Łatwo nie było. Parę osób nie będzie się do mnie dożywotnio odzywać. Czy pani może już rozliczyć delegację mojego dyrektora, bo kontrahenci się niecierpliwią?

- Oczywiście, że mogę.

- Super! – Bożenka ucieszyła się, że temat wreszcie się skończy. Niestety po chwili usłyszała:

- W systemie widzę fakturę za kolację z kontrahentami, ale brak opisu. Nie rozliczę.

- Jak to brak opisu?! Przecież napisałam: „Kolacja służbowa, spotkanie z kontrahentami podczas wyjazdu służbowego na Słowację”.

- To nie jest opis.

- A co to jest?

- Zgodnie z Zarządzeniem Prezesa z dnia 5 maja powinno być opisane, z kim się dyrektor spotykał i w jakim celu.

- Mam każdego z imienia i nazwiska wymieniać?

- Tak, właśnie tak.

- Ale w kolacji uczestniczyło ze 30 osób!

- Zgodnie z Zarządzeniem Prezesa z dnia…

- Dobrze, już dobrze, czy jako cel spotkania mogę wpisać omawianie spraw związanych ze sprzedażą?

- Nie. To nie wystarczający opis.

- A co mam wpisać?

- Dokładnie, na jaki temat toczyły się rozmowy.

- Kiedy ja nie mam o tym pojęcia!

- To proszę uzupełnić swoją wiedzę. Inaczej nie rozliczę faktury.

- A jak to jakieś tajemnice handlowe były?

- Zgodnie z Zarządzeniem Prezesa…

- Ale na co pani ta wiedza?

- Mnie na nic, ale Prezes akceptuje teraz każdą fakturę związaną z wydatkami reprezentacyjnymi i chce wiedzieć, co akceptuje.

- Ale to całe wypracowanie będzie, a nie opis faktury!

- Im więcej szczegółów, tym większa szansa, że Prezes zaakceptuje koszt.

- A co będzie, jak nie zaakceptuje?

- Nie wiem, o tym nie ma w procedurze.

- Chwileczkę, mówiła pani, że ta procedura jest z 5 maja, a mój szef był na kolacji jeszcze w kwietniu, kiedy ona nie obowiązywała.

- Nie szkodzi. Rozliczenie jest w maju, kiedy już obowiązuje, więc proszę się dostosować i na przyszłość uważniej śledzić zmiany w regulacjach wewnętrznych. Ja nie jestem biurem informacji.

…

W następnym odcinku zajmiemy się ocieplaniem wizerunku prezesa.